Verbis Nedir?

Verbis, veri sorumluları sicil bilgi sistem teriminin kısaltılmasıdır. 6698 sayılı kişisel verilerin korunması kanunu kapsamında, veri kişisel veri işleyen gerçek, tüzel kişiler veya yasal temsilcileri veri işlemeye başlamadan önce veri sorumluları siciline kayıt olmaları gerekir.

Veri sorumluları bu sayede ilgili kategorilerde, bilgi girişlerini başkanlık veri sistemine kayıt oluştururlar. Kişisel veri işleyen gerçek veya tüzel kişilerin olabilir. Veri sorumlularının kimler olduğu kamuya açıktır. Bu sayede kişisel verilerin amacı dışında kullanılmasının önüne geçmek amaçlanmış ve yasaya uymayanlar hakkında yaptırımlar öngörülmüştür.

Verbis Kayıt Zorunluluğu

Kişisel veri işleyen gerçek veya tüzel kişiler, 6698 sayılı KVKK’nun 16. Maddesine göre, Verbis kayıt zorunluluğu bulunur. Yasaya göre Kişisel Verileri Koruma Kurumu Başkanlığı sistemi denetlemekle yükümlüdür. Kişisel verilerin Verbis sistemine kayıt işlemleri, 30 Ocak 2017 tarihinde Resmi Gazete’de yayınlanan 30286 sayılı Yönetmelikle düzenlenmiştir.

Yönetmelik 6698 sayılı KVKK’nın 16. Maddesinin 5. Fıkrası ile 22. Maddenin d fıkrası e bentlerine dayanılarak oluşturulmuştur. Buna göre kişisel verilerin işleme amaçları ve vasıtaları, kayıt sisteminin kurulması, yönetilmesi yönetmelikle düzenlenmiştir. Verbis kimler kayıt olacak yasada açıkça belirtilmiştir.

Verbis Kayıt Süresi

6698 sayılı Kanun’a göre, yasanın yürürlüğe girmesinden itibaren kişisel verileri işleyen tüzel ve gerçek kişilerin Verbis kayıt yükümlülüğü bulunur. Yasada belirtilen sürede veri sorumluları tarafından hazırlanan envanterin tam olarak sistemi kayıt yaptırması gerekir.

Kişisel Verileri Koruma Kurumu 6698 sayılı Kanunu’na eklenen ek 1. maddeye göre, 27 Aralık 2019 tarihinde almış olduğu kararla, Verbis sistemine kayıt yaptırma ve bildirimde bulunma sürelerini belirlemiştir.

Açıklanan karara göre Verbis kayıt süresi;

• Yıllık olarak 50’den fazla çalışana sahip olan veya 25 milyon TL’den fazla yıllık bilançoya sahip gerçek veya tüzel kişiler 30.09.2020 tarihine kadar,
• Merkezi yurtdışında bulunan gerçek veya tüzel kişiler 30.06.2020 tarihine kadar,
• Yıllık olarak çalışan sayısı 50’den az olan veya 25 milyon TL’den az yıllık bilançoya sahip olan kişi veya kişiler, 31.03.2021 tarihine kadar,
• Kamu kurum ve kuruluşları 31.03.2021 tarihine kadar,

Veri sorumluları sicil kaydı almak ve bildirimde bulunmakla yükümlüdürler.

Verbis Cezaları Ve Yaptırımları Nelerdir?

Kişisel verilerin korunması kanunu kapsamında verbis sistemine kayıt zorunluluğu bulunan kişiler veya tüzel kişiler, kişisel verileri koruma kurumu başkanlığı tarafından belirtilen sürede yasal yükümlülüklerini yerine getirmediklerinde, aynı kanunun 18. Maddesi 1. Fıkrası ç bendi gereğince 20 bin TL’den 1 milyon TL’ye kadar idari para cezasına hükmedilir.

Kanun’un 18. Maddesinin 3. Fıkrası gereğince bildirimde bulunması gereken kamu kurum ve kuruluşları, kamu kurumu niteliği taşıyan tüzel kişiler, kanunda açıkça belirtilen bir mazeret belirtmeksizin bildirimde bulunma yükümlülüklerini yerine getirmedikleri durumda, ihmali görülen görevli hakkında meslek kuruluşunun disiplin tüzüğüne göre işlem gerçekleştirilir. Ayrıca yapılan işlem ve işlem sonucu kişisel verileri koruma kurumu başkanlığına yazılı olarak bildirilir.

Yönetmeliğin 8 maddesine göre verbis kayıt sistemine kayıp yaptırma ve bildirimde bulunma zorunluluğu bulunan kişiler veya tüzel kişiler, geçerli kabul edilecek bir nedenle işlemleri gerçekleştiremediklerinde, kuruma 7 gün içerisinde yazılı olarak bildirimde bulunarak ek süre talebinde bulunmalıdırlar. Kurum bir defaya mahsus, 30 günü geçmemek kaydı ile ek süre verebilir.

Ceza muhakemesi Kanunu’nun ilgili maddelerinde kişisel verileri yok edilmesi veya ortadan kaldırılması gerekti durumlarda, hükümlere aykırı davranışta bulunanlar hakkında türk ceza kanunu’nun 138/2. Maddesi gereğince 2 yıldan 4 yıla kadar hapis cezası öngörülür.

Verbis Yönetmelik Mevzuatlar

Kişisel veriler 6698 sayılı KVKK ile güvence altına alınmıştır. Kanunun ilgili maddeleri gereğince yasal güvencenin kayıt altına alınması gereğince 1 Ocak 2018 tarihinde yayınlanarak yürürlüğe giren Yönetmelik hükümleri gereğince, kişisel verileri işlemekte olan kişiler ve tüzel kişisel Veri Sorumluları Sicili ’ne kayıt yaptırmakla yükümlüdürler. Yönetmelik hükümlerine göre ihmali davranış gösterenler hakkında yaptırımlar öngörülmüştür.

1 Ocak 2018 yürürlüğe giren Yönetmelik hükümlerine göre, kişisel verilerin tamamının veya bir kısmının otomatik olarak veya herhangi bir veri kayıt sistemi aracılığı ile silinmesi, yok edilmesine yönelik usul ve esaslar belirtilmiştir.

30286 sayılı Veri Sorumluları Sicili Hakkında Yönetmelik 4. Madde h bendine göre veri sorumluları kişisel veri işleme amaçlarını, veri işlemek için gereken süreyi, başka ülkelere aktarımı öngörülen verileri, veri güvenliği için alınan tüm tedbirleri, veri kategorisini, veri aktarılan alıcı grubu ve ilişkilendirme sebeplerini ayrıntılı olarak kişisel veri işleme envanteri olarak sisteme kayıt yapmakla yükümlüdürler.

Verbis Kayıt Nasıl Yapılır?

Kişisel Verileri Koruma Kanunu ve yönetmelik hükümlerinde Verbis kaydı nasıl yapılır açıkça belirtilmiştir. Kayıtlar Kişisel Verileri Koruma Kurumu’nun www.kvkk.gov.tr resmi web sayfasından gerçekleştirilir. İlk defa veri girişinde bulunacak kişi veya tüzel kişi veri sorumlusu sisteme kayıt oluşturmalıdır.

Yurtdışında yerleşik bulunan tüzel veya gerçek kişiler öncelikle Türkiye’de yerleşik gerçek veya tüzel kişilik olarak temsilci atamak zorundadır. Atanacak tüzel kişilik Türkiye Cumhuriyeti yasalarına göre oluşturulmuş tüzel kişilik olması ve Türkiye’de faaliyet göstermesi gerekir. Temsilci atanacak kişinin mutlaka Türkiye Cumhuriyeti vatandaşı olması gerekir.

Dijital ortama veri sorumlusu yönetici giriş butonu ile erişim yapan veri sorumlusu, formu PDF formatında oluşturarak, çıktısını ıslak imzalı olarak ayrıca KVKK’ya fiziki olarak gönderir. Sorumluya kurum tarafından kullanıcı adı ve parola tanımlanır. İşlenmesi gereken verilerin bu sayede sisteme dijital kayıt devamlılığı sağlanır.

Verbis’e Kimler Kayıt Olacak?

6698 sayılı kanuna göre, kişisel verilerin tamamını veya bir kısmını, otomatik olarak veya herhangi bir veri sistemine kayıt olmak şartı ile otomatik olmayan yollarlar, sistematik olarak işleyen tüzel ve gerçek kişiler, veri bilgi işleme sistemine kayıt olmak ve sistematik olarak verileri işlemekle yükümlüdür. Şirketler yasanın ilgili hükümleri gereği 7.04.2018 tarihi itibariyle kişisel verileri sisteme uygun hale getirmekle yükümlüdürler.

Kimleri Kapsıyor?

Yasada özel kuruluşlar ile kamu kurumları arasında herhangi bir ayrım gözetilmemiştir. Kişisel verilerin sistematik olarak işlenmesine yönelik faaliyetler, 6698 sayılı KVKK kapsamında değerlendirilir. Bu husus yasanın 2. Maddesinde belirtilmiştir. Buna göre yasal çerçeve dahilinde kişisel veri işleme kapsamında kalan gerçek ve tüzel kişiler, veri sistemine dahil olmak zorundadır.

Verbis’e Kayıt Zorunluluğu İstisnaları Nedir?

6698 sayılı Kanun’da Veri Sorumluları Siciline ilişkin kayıtlarda bazı meslek gruplarına, kişilere ve tüzel kişiliklere istisnalar getirilmiştir.

Yasaya göre;

• Siyasi partiler,
• Noterler,
• Gümrük müşavirleri,
• Avukatlar,
• Arabulucular,
• Mali müşavirler, yeminli mali müşavirler, serbest muhasebeciler,
• Herhangi bir veri kayıt sistemi kullanmak kaydı ile, otomatik olmayan yöntemlerle kişisel veri işleyen kişi ve tüzel kişiler,

Verbis kayıt işlemlerinden muaf tutulmuşlardır. Ayrıca mevzuata göre kendi çalışanları, üyeleri ve bağışçılarına yönelik kişisel veri işleyen dernekler, sendikalar ve vakıflar sistemi kayıt zorunluluğu bulunmayan tüzel kişiler arasında yer alırlar.

Verbis’te İstenilen Belgeler Nelerdir?

Kişisel verileri koruma kanunu kapsamında veri sorumluları sicil bilgi sistemi kayıt zorunluluğu bulunulan durumlarda;

• Veri sorumlusu veya yasal temsilcisi kimlik ve adres bilgileri,
• Verilerin hangi amaçla işleneceği,
• Kişisel verilerin aktarılabileceği alıcı,
• Yabancı ülkelere aktarımı öngörülmüşse buna ilişkin belgeler,
• Kişisel verilerin güvenliğine ilişkin oluşturulan bilgi ve yöntemler kurama ispata yarar belgelerle bildirilmelidir.

Kişisel veri işleme gerçekleştiren kişi veya tüzel kişiler kendilerine yasal temsilci atamaları durumunda bunu noter onaylı olarak kuruma bildirmekle yükümlüdürler.

Verbis Kimleri Kapsıyor?

Yasada açıkça belirtilen kişi ve tüzel kişiler dışında kalan, kişisel verileri kısmen veya tamamen otomatik yöntemlerle herhangi bir veri sistemine bağlı kalmak şartı ile otomatik olmayan yollarla kişisel veri işleyen tüm kişiler ve tüzel kişiler, verbis kapsamında yer alır.

Verbis Kimler İçin Zorunlu?

Kişisel verilerin korunması kanununa göre, kişisel verilerin yöntemlerini ve amacını belirleyen, kişisel verileri işleme ve nasıl işleneceğine yönelik sorulara yanıt verecek kişi veya kişiler, bizzat veri sorumlularıdır. Buna göre verbis veri işlemede hukuki sorumluluğu bulunan kişiler için zorunludur. Bu durum kamu ve özel tüzel kişilikler içinde herhangi bir fark oluşturmaz.

Verbis Ücretli Mi?

Kişisel verilerin korunması kanunu tasarı aşamasında sisteme kayıt ücreti olarak 102 tl öngörülmüştü. Ancak TBMM görüşmelerinde ücret kısmının yasadan çıkarılması yönünde karar alınarak yürürlüğe girdi. Bu nedenle sisteme kayıt ücretsizdir.

Sonuç

Kişisel verilerin korunması kanunu kapsamında kişisel verilerin işlenmesi, bir amaç için kullanılması, saklanması, imhası kanunda belirtilen istisnai durumlar saklı kalmak şartıyla sisteme giriş yapılması zorunludur. Bu iş ve işlemlerden kişiler, tüzel kişiler, kamu iktisadi teşebbüsleri, kamu kurum ve kuruluşları bizzat sorumludurlar.

Yasanın hükümlerine göre hareket etmeyenlere adli ve idari yükümlülükler öngörülmüştür. Bir kayıt sisteminin parçası olmadığı durumlarda, otomatik olmayan yollarla işlenen veriler 6698 sayılı kvkk kapsamında değerlendirilemez.

Bu gibi durumlarda hukuka aykırılık söz konusu olduğunda, 5237 sayılı türk ceza kanunu kapsamında değerlendirilir. Kanun kapsamına girmeyen haller kanunun 28. Maddesinin 1. Fıkrasında ayrıntılı olarak belirtilmiştir.

Sinan Eroğlu hukuk ve danışmanlık, 6698 sayılı kanun kapsamında değerlendirilen usul ve esaslara ilişkin, veri sorumluları sicil bilgi sistem başvurularını hukuku uygun hale getirmek, doğabilecek zararların önüne geçmek için etkili çözüm yolları sunar. Sisteme kayıt zorunluluğu bulunan kişiler veya tüzel kişiler Sinan Eroğlu hukuk ve danışmanlık bürosunun sinaneroglu.av.tr resmi internet sayfasına online başvuruda bulunabilirler.